Martedì dalle 10.00 alle 12.00 è prevista la riunione settimanale di aggiornamento.
Alle 10.00 in sala riunioni non c’è ancora nessuno, tra ritradì e materiali di supporto non funzionanti, la riunione inizia con mezz’ora di ritardo, si conclude 1 ora e mezza dopo e, come se non bastasse, non è stata presa alcunea decisione per il proseguimento del progetto.
Sicuramente sarà successo anche a te di partecirepare a riunioni del genere, ma seguendo questi suggerimenti renderai le tue riunioni veloci e produttive.
PRE RIUNIONE
- Definisci l’oggetto e l’obiettivo della riunione: è un allineamento per vedere come sta procedendo il progetto? È un incontro per un problema improvviso? È un incontro per avviare un nuovo progetto e decidere come procedere? È un incontro interno o esterno?
- Definisci l’Ordine del Giorno della Riunione: quali sono i punti da trattare per raggiungere il tuo obiettivo?
- Quali sono le persone coinvolte nella riunione? Non puoi di certo invitare tutte le persone coinvolte nel progetto, sarebbe uno spreco inutile di risorse. Individua:
- Il responsabile del progetto;
- Le persone che possono fornire informazioni utili circa il raggiungimento dell’obiettivo della riunione;
- Eventuali Persone con potere decisionale relativamente al progetto;
- Eventuale Segretario – nel caso in cui tu non lo possa fare, individua qualcuno
- Definisci i tempi di ogni intervent*o: occupati del rispetto dei tempi durante la riunione;
- Invia preliminarmente l’Odg alle persone coinvolte: così potranno prepararsi, rendere gli interventi efficienti e rispettare tempi;
DURANTE LA RIUNIONE
- Inizia spiegando velocemente l’oggetto e l’obiettivo della riunione;
- Alla fine di ciascuno punto all’odg fai un piccolo resoconto della decisione presa dicendo“la decisione definitiva è quindi quella di….”;
- Nel caso in cui la riunione stia andando per le lunghe, o si stia andando fuori tema riportare l’ordine “è stato affrontato il punto numero XXX, è stato deciso di XXX, ora possiamo passare il punto successivo”.
POST RIUNIONE
- Inviare il verbale a tutte le persone coinvolte nella riunione e verificherà che tutte le decisioni prese durante la riunione siano portata a termine nei termini definiti.