….mercoledì ore 18.00: sto per uscire dall’ufficio e casualmente mi ricordo di un appuntamento importantissimo fissato per giovedì mattina alle ore 9.00… non l’avevo segnato in agenda e me ne sono totalmente dimenticata! Apro l’agenda per aggiungere l’appuntamento ed eccolo li, un altro incontro previsto per lo stesso orario. Ed ora? Sono costretta, con una banale scusa, a far saltare e riorganizzare l’appuntamento meno importante ed annullare la cena a cui stavo per andare per preparare l’incontro di cui mi ero scordata!

Il modo per evitare questa confusione c’è, e consiste nell’organizzare la tua agenda.

Così facendo avrai sempre ben chiaro cosa ti aspetta giorno per giorno, limiterai il rischio di errori o dimenticanze, e migliorerai la gestione del tempo avendo più spazio per te!

Per una corretta pianificazione: 

1. fai una lista delle attività che sai che devi completare e portare a termine per raggiungere il tuo obiettivo;
2. per ogni attività che hai identificato elenca le sotto attività che dovrai svolgere per completare la tua attività principale;
3. inserisci ogni attività nella matrice di Eisenhower – in questo modo inizierai ad avere un’idea dell’importanza delle attività e di conseguenza del tempo da dedicarci;
4. definisci quanto stimi che possa durare ogni attività – sii il più sincero possibile (se sai che è un’attività che ti risulta noiosa e di solito ci metti + del tempo dovuto, sii onesto). L’obiettivo della programmazione che stai facendo è rispettarla;
5. inizia ad inserire le attività nell’agenda ed a programmare le tue giornate.

Fai questa attività ogni giorno e prima di spegnere il PC sii sicuro che sia tutto ok, così la mattina seguente saprai già cosa fare. La prima programmazione sarà sicuramente più lunga, anche perché dovrai trovare il metodo di organizzazione giusto per te.

Ti consiglio di utilizzare un calendario elettronico (gmail o Outlook), così potrai aggiornarlo in qualsiasi momento e da qualsiasi posto.

Potrebbe essere utile una stampa cartacea della tua agenda settimanale: gli imprevisti ci sono sempre e potresti essere costretto a modificare la tua agenda.

La stampa (almeno per le prime volte) ti darà la possibilità di fare una comparazione con ciò che hai fatto e che non hai fatto e migliorare ulteriormente l’organizzazione della tua agenda.