“Ma se non ho mai gestito un’agenda come faccio ad incastrare tutte le attività nel modo giusto?” Organizzare l’agenda è come fare una partita a Tetris, appena hai preso il via non ti ferma più nessuno! Qualche trucco ti aiuterà a sfruttare al massimo ogni momento della tua giornata!

Telefonate:

• pianifica “l’ora delle telefonate” con cadenza giornaliera o settimanale (a seconda delle tue esigenze) così saprai che quello è il momento in cui concentrare tutte le tue chiamate;
  • sfrutta i tempi morti per effettuare le tue telefonate: un tragitto in macchina, un’attesa imprevista…;
  • Comunica anche agli esterni “l’ora delle telefonate” così si abitueranno a chiamarti in quel momento.

Per migliorare l’efficacia:

• Organizza le tue chiamate: definisci l’ordine del giorno delle chiamate e recupera il materiale a supporto di ogni punto dell’odg;
  • Se le chiamate stanno interrompendo il tuo lavoro o stanno andando troppo per le lunghe utilizza frasi come “sto entrando in riunione, mi dispiace, devo proprio chiudere ti chiamo alle XX  (orario che coinciderà con la tua “ora delle chiamate”).

Appuntamenti ed incontri:

• pianifica per tempo “la giornata/ l’orario degli incontri” e cerca di comunicarlo anche esternamente. In questo modo limiterai anche le interruzioni dei visitatori casuali;
  • cerca di fissare un incontro dopo l’altro, così sarai sicuro di non sforare;

Per migliorare l’efficacia:

• Organizza l’incontro: definisci l’ordine del giorno dell’incontro e recupera il materiale a supporto di ogni punto dell’odg;
  • Se gli incontri stanno andando troppo per le lunghe alzati in piedi ed utilizza frasi come “tra 5 minuti ho un altro incontro, mi dispiace, possiamo fissare un nuovo incontro per XXX”.
  • Invia un memo con quanto è stato detto durante l’incontro e le azioni definite.

Trasferte:

• Pianifica “la giornata/il luogo delle trasferte” per tempo così avrai la possibilità di inserire più incontri possibili;
  • Verifica subito la raggiungibilità del posto in cui devi andare (scioperi, mancanza di collegamenti ecc) ed eventualmente modifica il giorno;
  • Inserisci più appuntamenti possibili in quella destinazione o anche nel traitto. Devi andare da Padova a Milano? Se la giornata non è già troppo piena, potresti cogliere l’occasione per vedere quella persona di Verona (anche se la cosa non è urgente, visto che sei di passaggio potrebbe aprire opportunità interessanti).

Per migliorare l’efficacia:

• Fai la trasferta quando è realmente necessaria: se puoi risolvere tutto con una videochiamata o con una mail o se puoi delegare a qualcun altro sfrutta queste possibilità;
  • Nel caso in cui tu non sia riuscito a fissare abbastanza incontri quel giorno ed ottimizzare la giornata valuta la possibilità di spostare ad un altro giorno la trasferta;
  • Valuta bene il mezzo che ti conviene prendere: il treno ti permette di sfruttare il tragitto per lavorare, ma se devi fermarti nella Zona Industriale di Verona, forse ti conviene prendere la macchina.