TIme Management

Quanto tempo potresti risparmiare con una pianificazione efficace del tuo tempo? L’organizzazione del tempo ti consente di aumentare la produttività e di concentrarti sui compiti importanti, evitando di sprecare tempo su cose poco rilevanti.

La pianificazione è tutt’ora un’attività che troppo spesso non viene presa in considerazione, oppure non viene svolta con l’opportuna attenzione ed invece è fondamentale per farci vivere una vita piena ed in linea con

In questo articolo imparerai come organizzare e gestire il tuo tempo e soprattutto come renderlo coerente con i tuoi obiettivi e le tue priorità.

Pianificare il proprio tempo: che significa?

La parola “pianificazione” deriva dal latino “planificare” e significa “rendere piatto”, ovvero rimuovere gli ostacoli. Grazie alla pianificazione, riuscirai a raggiungere i tuoi obiettivi, riducendo al massimo le complicazioni.

Pianificare ti permette di aumentare la tua produttività perchè sei concentrato esattamente su quello che per te è importante fare nel momento presente, proprio perchè l’hai definito. Hai ragionato sull’intero progetto ed hai scelto cosa per te è importante fare e quando.

Come pianificare il tuo tempo

La pianificazione richiede tempo e concentrazione, e non è una cosa immediata, anzi molto probabilmente quando inizierai a farlo non avrai tutte le cose chiare.

Anzi, questo è un importante punto di partenza: Molto spesso non pianifichi perché non hai abbastanza chiarezza sulla prossima azione, in questi casi la conseguenza è la procrastinazione. La pianificazione, invece, ti permette di portare a galla tutto ciò che non è chiaro e di concentrarti per trovare una soluzione.

Svuota la testa

La prima cosa da fare è: far uscire tutto ciò che hai in testa. Scrivi in un foglio tutto ciò che ti viene in mente in questo momento. Quello che ti passa per la testa relativo alla tua vita personale e professionale. Andare a prendere tua figlia a scuola? Scrivilo. Andare dal parrucchiere? Finire assolutamente quel report? Scrivi tutto e non fermarti fino a quando non hai finito.

Ecco, a questo punto penso che tu ti senta già più libero, ma il lavoro da fare è ancora tanto e sei appena all’inizio.

Identifica il ruolo e il progetto a cui ogni azione fa riferimento

Per ogni azione che hai scritto, identifica qual è il ruolo che stai svolgendo nella tua vita per cui è necessario che tu svolga quell’azione.

Ecco qualche esempio:

• Andare a prendere tua figlia a scuola: il ruolo potrebbe essere padre/madre.Finire assolutamente quel report? il ruolo potrebbe essere “referente di progetto”.Sviluppare la tua strategia social? il ruolo potrebbe essere freelance.

Molto probabilmente avrai più ruoli all’interno della tua vita.

Identifica il tuo obiettivo

Per ogni ruolo, identifica il tuo obiettivo, quello che vuoi raggiungere e definisci entro quando (se necessario).

• Come genitore, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di essere un padre presente;Come referente di progetto potrebbe essere: Realizzare tutti i report necessari per verificare l’andamento del progetto entro le scadenze;Come freelance potrebbe essere: Raggiungere 70k di fatturato;

Scrivilo!

Identifica la tua priorità

A questo punto, tra i vari ruoli ed obiettivi che hai inserito, identifica quali sono quelli per te prioritari, ovvero cosa per te, in questo momento, è più importante raggiungere. Per far questo, probabilmente dovrai essere consapevole di cosa per te è importante. Non puoi saltare questo passaggio, è fondamentale che tu lo definisca per sapere a cosa dare priorità e di conseguenza su cosa investire più tempo ed energie.

Potrebbe sembrare banale questa parte, ma ti assicuro non lo è ed è un importantissimo punto di partenza.

Sviluppa il tuo piano d’azione

Partendo dagli obiettivi definiti, ora scrivi una lista di tutte le attività che è necessario che tu svolga per raggiungere l’ obiettivo. Sicuramente alcune le avrai già in mente (e magari le hai inserite al punto sopra), ed altre devono ancora emergere: se non hai chiarezza di cosa sia necessario fare dopo, chiediti:

• Quale attività, fatta in questo momento, mi permette di avvicinarmi al mio obiettivo?

Scrivila, anche se sembra irrilevante.

Nel caso tu non sappia la risposta, chiediti “come potrei avere più chiarezza?”, magari cercando in internet, o chiedendo ad un amico, un consulente, un coach?

Ecco, questo allora sarà il tuo next step.

Pianifica il tuo tempo

Per ogni attività, inserisci scadenza e durata. Puoi utilizzare alcuni comodi strumenti di Task e Project management, che si integreranno facilmente con la tua agenda digitale. In questo modo, nel momento esatto in cui aprirai la tua agenda, saprai esattamente cosa fare ed in che momento farlo.

Qualche esempio: Click Up; Asana, Todoist, To do, Trello, Google Task.

Pianifica il tuo tempo per blocchi

Organizza la tua giornata in modo da raggruppare attività simili nello stesso momento. Ad esempio, pianifica tutte le tue chiamate o le mail da inviare in una determinata ora e giorno della settimana. In questo modo, il tuo cervello si concentrerà meglio su una attività alla volta.

Come gestire gli imprevisti

Gli imprevisti sono normali e fanno parte della routine. Per gestirli, lascia degli spazi bianchi nel tuo programma, ovvero del tempo libero all’interno della tua agenda. In questo modo, sarai in grado di affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere senza compromettere il tuo piano di lavoro.

Ora che sei arrivato fin qui dovresti aver chiara la procedura per pianificare il tuo tempo, manca però ancora un dettaglio, ovvero comprendere quando è necessario svolgere queste azioni.

Ogni quanto pianificare?

Le parti relative all’identificazione di ruolo ed obiettivo potrai farle raramente (ad esempio una volta l’anno), mentre la definizione del piano d’azione, almeno una volta ogni tre mesi, per verificare che tu sia sempre in linea con i tuoi obiettivi.

La pianificazione vera e propria sarà da fare molto più spesso:

• Ogni settimana pianificherai la settimana successiva: quindi ogni venerdì, o sabato, alla conclusione della tua settimana lavorativa prenditi almeno 1 ora per fare il punto sulla settimana appena trascorsa e per definire, sulla base di quello che è il tuo piano d’azione, le attività della settimana prossima. Organizzale ed inseriscile in agenda.Ogni giorno alla fine della tua giornata, dedica 15 minuti per definire le attività che dovrai svolgere il giorno dopo. Queste attività emergeranno sulla base dalla pianificazione settimanale e sulla base dalla gestione degli imprevisti che sono arrivati durante la giornata.

Probabilmente ogni giorno nasceranno nuove attività che non avevi previsto, è normale. Questo è il motivo per cui la pianificazione deve essere flessibile.

La cosa fondamentale è che tutte queste nuova attività, almeno che non siano urgenti, non interrompano la tua pianificazione. Inserisci quindi queste attività in una lista. Consulta la lista quando svolgi la pianificazione settimanale e giornaliera, così avrai sempre chiaro quando è il momento giusto per svolgere ogni attività.

Non preoccuparti, se hai la necessità di riprogrammare qualche attività non c’è problema: la pianificazione deve essere flessibile e può essere modificata a seconda degli imprevisti che si presentano.

Concludendo

Seguendo questi passaggi, potrai pianificare al meglio la tua settimana e gestire il tuo tempo in modo efficace ed efficiente, rimanendo sempre in linea con i tuoi obiettivi.

Contattami per avere un supporto e rendere la tua pianificazione più efficace.

Quante volte ti è capitato di procrastinare?

Dovresti studiare, fare quella chiamata, metterti a lavorare su quel progetto che per te è tanto importante e invece rispondi a mille mail e fai mille chiamate dicendoti “sono pieno di cose da fare”.

Insomma, procrastini e trovi una scusa valida per posticipare l’attività. Molto probabilmente il tempo a disposizione ce l’hai e se solo decidessi di prenderne consapevolezza, potresti iniziare a raggiungere gli obiettivi che per te sono importanti.

In quest’articolo vedremo:

• perché stai procrastinando;
• cos’è la procrastinazione;
• 5 strategie utili per smettere di procrastinare.

Che cos’è la procrastinazione?

Procrastinare significa decidere di non fare una determinata attività, posticipandola più volte.

Se stai leggendo questo articolo, probabilmente stai rimandando qualcosa che non ti piace fare, a favore di qualcosa che invece ti soddisfa di più.

La procrastinazione è un problema comune, che impedisce troppo spesso di raggiungere gli obiettivi o di prendere decisioni importanti.

L’attività che stai procrastinando, con grande probabilità è un’attività che avrà un grande impatto sul tuo futuro.

La vera domanda è: per quale motivo decidi di posticipare quest’attività?

Intanto ti dico che il 99% delle persone che procrastina NON è consapevole di farlo.

I motivi alla base sono molti e comprenderli aiuta, non solo a trovare una strategia per superare questo comportamento, ma anche a diventare consapevoli.

La prima cosa di cui puoi diventare consapevole è che la procrastinazione, molto spesso, è legata alle tue emozioni.

Perché stai procrastinando?

Per smetterla di procrastinare è necessario che tu riesca ad identificare per quali motivi lo stai facendo.

Potresti quindi iniziare dall’identificare qual’è la tua situazione di partenza. Ecco alcuni esempi:

Non sai da dove iniziare

Devi sviluppare e realizzare quel progetto, ti piace, è quello che sai che vuoi veramente e per te è importantissimo, eppure non inizi e continui a procrastinare.

Il motivo per cui lo stai facendo è che non ti è chiaro cosa è necessario fare per raggiungere il tuo obiettivo. Il tuo obiettivo è lontano e confuso ed hai bisogno di rendere il tuo progetto realizzabile e fattibile.

Come diremo noi coach: non è chiaro il tuo piano d’azione.

Hai paura di sbagliare

Non inizi il progetto o non fai quell’attività perché hai paura di sbagliare, e nel caso fosse così, potresti anche avere molto timore del giudizio che le altre persone hanno su di te.

Se per caso ti ritrovi in questa descrizione riconoscilo ed accettalo, questo è già un ottimo punto di partenza.

Eh si, hai capito bene. Come dicevamo prima la procrastinazione è legata ad un emozione ed il primo passo per smettere di procrastinare è proprio comprendere quale emozione c’è alla base.

Per questo, anche la battaglia contro la procrastinazione è un percorso di consapevolezza e di crescita.

Non ti piace quello che devi fare

Forse l’avrai già sentito, ma il cervello tende ad evitare le attività che richiedono uno sforzo cognitivo o fisico significativo.

Il tuo cervello è programmato per cercare il piacere e minimizzare il dolore, quindi ogni attività scomoda o difficile il tuo cervello cercherà di posticiparla, rimpiazzandola con un’attività più semplice e divertente.

Questo è il motivo per cui quando dovresti andare il palestra, decidi di rimanere sul divano a scrollare i social.

Ora ti chiedo:

Quali sono i motivi per cui procrastini? Ti ritrovi in una di queste descrizioni o c’è qualche altro motivo che ti porta a non svolgere una determinata attività.

5 strategie che smettere di rimandare

Ora che hai capito il motivo per cui procrastini, puoi concentrarti sulle strategie che ti permetteranno di smettere di rimandare e raggiungere i tuoi obiettivi.

Riconosci e gestisci le tue emozioni

Se mi avessero detto questo invece di dire che “non sono organizzata” il mio percorso di crescita sarebbe iniziato molto prima.

Come dicevamo la procrastinazione è legata molto spesso alle emozioni tra cui ansia, paura, stanchezza, frustrazione, noia, distrazione e perfezionismo.

Riconosci quale emozione è alla base della tua procrastinazione e prendine consapevolezza, poi osservala ed aspetti che passi.

Fai la stessa cosa con la procrastinazione e non cercare di rimpiazzarla con un’attività che ti da più gioia. Pensa che quando avrai svolto ciò che stavi cercando di procrastinare ti sentirai molto felice e soddisfatto.

Crea il tuo piano d’azione

Ne parlo spesso, ma il tuo piano d’azione è sempre un ottimo alleato per raggiungere i tuoi obiettivi. Dividi il progetto in tanti sotto obiettivi e pianifica le azioni che ti permetteranno di raggiungere tutti gli obiettivi. Diminuendo la difficoltà dei vari compiti, riuscirai a renderli più semplici e riuscirai ad evitare la procrastinazione.

Gli OKR potrebbero darti un aiuto su questo obiettivo.

Utilizza le App per pianificare il tuo lavoro

Abbiamo detto che il 99% di persone non è consapevole di procrastinare, ma nel momento in cui il tuo pc ti ricorda che avevi pianificato una determinata attività non puoi far finta di nulla. Ci sono molte app di Task Management e Project Management che ti aiutano a rimanere sempre al passo, approfittane!

Qualche esempio: Click Up; Asana, Todoist, To do, Trello, Google Task.

Elimina il telefono e le fonti di distrazione

La tecnologia diminuisce la capacità delle persone di concentrarsi, aumentando di conseguenza la possibilità di aumentare quell’attività.

Ritrova la tua concentrazione, isolati dalle distrazioni e svolgi tutto quello che hai pianificato.

Utilizza la tecnica del pomodoro

Forse l’avrai già sentita, però è utile e funziona e ti permetta di rimanere concentrato più a lungo.

Imposta un timer per 25 minuti, durante questo tempo, concentrati. Al termine dei 25 minuti fai una pausa di 5 minuti (lontano da telefono e mail) e poi riprendi. Ripeti il tutto per 4 volte e poi puoi prenderti una pausa più lunga.

Per concludere la è possibile smettere di procrastinare, ma per farlo ci vuole disciplina. Solo questa ci permetterà di decidere di rinunciare al piacere nell’immediato per raggiungere una soddisfazione nel lungo periodo.

Le tecniche di gestione del tempo sono un tuo importate alleato per smetterla di rimandare, ma ricordati, gestire il tuo tempo significa anche gestire le tue emozioni.

Alla fine, ricordati che, nel caso in cui tu sia incline a procrastinare, è fondamentale che tu sia gentile con te stesso. Se aumenti l’autocritica con te, non farai altro che aumentare la procrastinazione ed entrare in un circolo vizioso.

Inizia ad applicare queste tecniche per combattere la procrastinazione oggi stesso. Non rimandare più, inizia a raggiungere i tuoi obiettivi ora!

La gestione del tempo è una di quelle competenze fondamentali per raggiungere i propri obiettivi personali e professionali. Per organizzare e gestire al meglio il nostro tempo è necessario organizzare al meglio tutte le attività che vogliamo e dobbiamo fare dando a tutte queste la giusta priorità.

In questo articolo vedremo perché è importante farlo e come iniziare a gestire al meglio il tempo eliminando quella sensazione di ansia e di stress che fa parte, ormai sempre di più, delle nostre giornate.

Per quale motivo è sempre più importante la Gestione del tempo?

Attualmente ci troviamo difronte a moltissimi stimoli e dobbiamo trovare la modalità per riuscire a concentrarci in quello che per noi è importante, senza farci travolgere da tutto ciò che la nostra attività lavorativa e la nostra vita ci mette di fronte.

Per capire quello che dico pensa alla tua giornata: a quanti stimoli sei stato esposto da questa appena ti sei svegliato?

Notifiche Whats App, chiamate, notifiche dei Social o dei tuoi giornali preferiti.

Tutti questi stimoli a cui siamo quotidianamente esposti ci stanno facendo perdere sempre di più la nostra capacità di concentrarci, con la conseguenza della perdita di produttività e del mancato raggiungimento degli obiettivi.

Questi sono i motivi per cui è sempre più importante imparare a gestire il nostro tempo, nella vita professionale ed in quella privata (che nella maggior parte dei casi sono altamente collegate).

Anche nella gestione del tempo la parola chiave è consapevolezza.

La gestione del tempo è uno strumento flessibile e personalizzabile; quindi, il punto di partenza è comprendere noi stessi.

Per iniziare a gestire al meglio il tuo tempo:

1. Fai chiarezza sui tuoi obiettivi: per usare bene il tuo tempo devi avere ben definito cosa vuoi raggiungere ed entro quando vuoi raggiungerlo;
2. Fai chiarezza su come usi il tuo tempo: per migliorare nella gestione del tuo tempo è necessario che tu capisca come lo stai utilizzando nel momento presente;
3. Diventa consapevole di come ti senti quando svolgi le diverse attività della tua giornata. Felice, motivato, stanco, annoiato?
4.  

Per imparare a gestire il tempo è necessario imparare a gestire noi stessi e le nostre emozioni.

È vero anche però che imparando a gestire il tempo si gestiscono anche le proprie emozioni.

Infatti, attraverso una buona pianificazione ed una buona gestione del tempo riusciremo a gestire tutte le urgenze che spesso ci provocano una forte dose di ansia e stress.

Infatti, come dice David Kekich “L’ansia è causata da mancanza di controllo, organizzazione e preparazione all’azione”.

Urgente & Importante: qual è la differenza nella gestione del tempo?

Come spiega Steven Covey nel suo libro “Le Sette Regole per il successo” (libro di management fondamentale per la propria crescita personale e professionale), corriamo il rischio di concentrarci nelle attività che per noi sono urgenti, tralasciando l’esecuzione di quelle attività che sono per noi fondamentali per lo sviluppo del nostro business o comunque nel raggiungimento dei nostri obiettivi.

È importante comprendere con chiarezza la cosa per noi importante e quindi rispondere alla domanda “quale attività, se fatta con regolarità, potrebbe portare un grande miglioramento nella mia vita professionale e personale?”

La risposta a questa domanda ci darà una chiara indicazione su dove è opportuno che noi dirigiamo le nostre energie.

Se siamo dipendenti in azienda, quindi, potrebbe essere l’attività che ci permette di avere una crescita professionale, come imprenditori o freelance potrebbe invece essere quell’attività che mi permette di sviluppare ulteriormente il mio business.

Come ti aiuta la delega nella gestione del tempo?

Un altro strumento molto utile per la gestione del tempo è la delega.

Questa comporta il delegare a persone fidate le attività che sono importanti per lo sviluppo del tuo business, che non è fondamentale che tu svolga.

Può svolgerle un tuo dipendente, o un tuo collaboratore. Questo strumento ti permetterà di avere più tempo a disposizione da dedicare a quello che per te è importante.

Ad esempio, se sei un commerciale o un libero professionista, un’assistente virtuale potrebbe aiutarti ad organizzarti al meglio.

Nel caso invece in cui tu abbia un team che lavora per te, puoi delegare in maniera efficace alcune attività, verificando poi che tutto sia stato fatto nel migliore dei modi per il raggiungimento dei tuoi obiettivi.

La matrice di Eisenhower (o matrice di Covey) nella foto qui sotto, spiega in modo semplice come puoi dividere le tue attività a seconda dell’importanza.

1. Le attività che rientrano nel quadrante uno devi farle subito.
2. Le attività del quadrante due sono da programmare, per essere sicuri di riuscire dedicarci del tempo, senza farci sommergere dalle urgenze. La situazione ideale è che tu riesca sempre a lavorare in questo quadrante.
3. La delega si trova nel quadrante tre: delega ad altri le attività che si trovano qui.
4. Nell’ultimo quadrante si trovano le attività che puoi fare dopo, o decidere di non fare. Queste attività non ti faranno progredire nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.

3 Strategie + 1 per una migliore gestione del tempo

Ora che sei consapevole di cosa vuole dire organizzare e gestire il tuo tempo in modo efficace, puoi proseguire ed iniziare ad organizzare tutte le tue attività.

1. Fai una lista di tutte le attività che devi realizzare. Scrivile tutte di getto in un foglio. L’obiettivo di questo esercizio è quello di liberare la tua testa da tutti i pensieri. Nel momento in cui le attività saranno scritte nel foglio e non nei tuoi pensieri, ti sentirai già un po’ più libero.
2. Inserisci le attività nella matrice di Eisenhower (o matrice di Covey), per iniziare a dare loro la giusta priorità, relazionandole a tutte le attività che devi fare. Ricorda: l’attività che devi fare prima è sempre quella più urgente.
3. Definisci tempi e scadenze di ogni attività: ora per ogni attività che hai scritto inserisci a fianco entro quando devi farla e quanto ci metti.
4. Inizia la programmazione ed inserisci le attività della tua lista nel tuo calendario, tenendo conto dei tuoi impegni, del tempo che ci metterai a farle e della data di scadenza. Ricordati di:

1. • mantenere nell’agenda alcune ore libere che potrai sfruttare in caso di imprevisti.
   • raggruppare le attività tra loro simili (Chiamate, mail, incontri…)

Ti consiglio di scaricare “la mia giornata” (clicca qui) per capire come gestisci al meglio il tuo tempo.

Arrivato fin qui, sei già ad un ottimo punto nell’organizzazione e gestione del tuo tempo.

Molto probabilmente non riuscirai a svolgere tutte le attività che avevi pianificato.

Non demoralizzarti, non c’è problema è importante che tu sviluppi la tua consapevolezza intorno a questo argomento e una volta capito il funzionamento, potrai trovare l’organizzazione del tempo e della attività più adatta a te ed al tuo modo d’essere.

Ricordati: la gestione del tempo non è un meccanismo statico, ma flessibile e realizzato su misura per te e sul tuo modo d’essere.