In questo articolo esploreremo cos’è la delega e come può aiutarti a fare un grande passo avanti nello sviluppo di te stesso e del tuo business.

Alcune volte, delegare può essere difficile. Richiede infatti fiducia negli altri e la capacità di abbandonare il bisogno di controllo. Con una giusto approccio, però, il processo di delega diventerà molto più semplice.

Vediamo come.

Che cos’è la delega?

La parola “Delegare” deriva dal latino e significa “mandare con un incarico”.

Delegare significa quindi responsabilizzare qualcuno nello svolgimento di alcune delle tue attività.

La delega è una delle tecniche utilizzate nella gestione del tempo: delegando le tua attività avrai la possibilità di avere più tempo da dedicare a quelle attività che necessitano della tua diretta attenzione.

La delega efficace è alla base di organizzazioni e strutture funzionanti, anzi è definito da Stephen R. Covey come il miglior indice di un’ efficace gestione in quanto è fondamentale per la crescita personale ed organizzativa.

Per delegare efficacemente è necessario:

• una buona comunicazione,
• una chiara definizione degli obiettivi e delle responsabilità,
• una buona capacità di monitorare e valutare le prestazioni delle persone alle quali si è delegato

Inoltre, quando si parla di delega si parla anche di fiducia.

Fiducia che la persona che deciderai di delegare possa o sappia svolgere le attività, meglio o comunque come le faresti tu.

Come vedi, le variabili in gioco sono molte ed è per questo che è necessario strutturare il processo di delega al meglio. Solo così potrai essere sicuro che i risultati che raggiungerai saranno quelli di cui hai realmente bisogno.

Perché è importante delegare?

La delega efficace è alla base della crescita e della realizzazione del proprio business, proprio perché ti consente di avere più tempo per fare quello che per te è importante.

Se sei un libero professionista o un imprenditore sei tu l’unica persona che può trovare la modalità giusta per espandere il tuo business o magari passare più tempo con la tua famiglia.

Questo significa che hai bisogno di delegare alcune attività importanti ai tuoi collaboratori o ad alcuni professionisti esterni.

Questo ti consentirà non solo di avere più tempo a disposizione, ma anche di far crescere la tua organizzazione in quanto riuscirai, tramite la delega, a responsabilizzare le persone che lavorano per te, dando loro un alta motivazione ed un grande senso di appartenenza.

5 passi per delegare efficacemente le tue attività?

Ecco come puoi impostare efficacemente il tuo sistema di delega per essere sicuro di raggiungere i tuoi risultati.

Fai chiarezza su cosa vuoi raggiungere e sul motivo per cui lo stai facendo:

Purtroppo questa è una cosa che spesso passa in secondo piano e che determina anche il motivo del fallimento del sistema di delega. Ci aspettiamo che l’altra persona svolga al meglio un’attività che però non è chiara nemmeno a noi. Quindi prenditi il tuo tempo e stabilisci con esattezza il tuo obiettivo. Se necessario il business Coaching, può aiutarti a definire al meglio i tuoi obiettivi.

Individua la persona che vuoi coinvolgere nel processo di delega e spiegale il motivo:

In questo modo riuscirai a motivarla e quindi a coinvolgerla attivamente nella realizzazione del tuo obiettivo. Molto probabilmente la tua scelta verso una determinata persona (collaboratore o professionista) è stata influenzata dalle sue capacità e competenze o perché magari credi sia giusto coinvolgerlo in un percorso di crescita: non c’è alcun motivo per cui tenere queste informazioni solo per te.

Spiega il tuo obiettivo: cosa speri di ottenere delegando le attività ad una persona:

Ora è giunto il momento di condividere con il delegato quale obiettivo per te è importante raggiungere. Entra nei dettagli. Dai più informazioni possibili circa quello che vuoi raggiungere e le modalità. Hai già individuato un piano d’azione? Comunicaglielo. Hai delle aspettative. Non esitare a condividerle.

Ricordati: per responsabilizzare una persona è necessario investire del tempo.

Parlo di investimento e non di perdere tempo, in quanto nel lungo periodo il tempo che avrai investito nel formare una persona, sarà tempo che tu potrai guadagnare e potrai dedicare a qualsiasi cosa che per te è importante.

Stabilisci con chiarezza il responsabile del processo

Stai delegando le attività ad un team? Ricordati di definire chi è il responsabile del processo.

Questo ti aiuterà a monitorare lo stato delle attività grazie ad una migliore comunicazione e ti permetterà di aumentare la probabilità che il compito venga realizzato nel migliore dei modi.

Il responsabile del processo avrà la piena responsabilità delle attività, e dovrà ingegnarsi per trovare il modo per raggiungere i risultati desiderati. Se necessario, ovviamente chiedendo anche il tuo supporto.

Definire entro quando è necessario svolgere l’attività.

Per concludere stabilisci chiaramente entro quando vuoi che il compito venga svolto per non dare addito a fraintendimenti. Ricordati che la valutazione della scadenza deve essere verosimile, e potrebbe prevedere anche dei momenti di confronto con il delegato per essere sicuro che tutto stia procedendo per il meglio e senza intoppi.

Come e quando monitorare il processo di delega?

Il monitoraggio viene svolto in quasi tutte le fasi del processo ed è fondamentale in quanto aumenta la possibilità che il lavoro svolto sia coerente con l’obiettivo precedentemente identificato. Non solo, il monitoraggio consente anche di:

• correggere o modificare le attività sulla base dello stato di avanzamento dei lavori;
• aiuta il delegato a migliorare le proprie performance ed a crescere professionalmente fornendo l’ opportunità di imparare e sviluppare nuove competenze. Inoltre, il continuo confronto tiene alta la motivazione personale.

Arrivati a questo punto, sei pronto per delegare la tue attività e per far crescere la tua attività.

Come dicevamo delegare all’inizio potrebbe risultare una sfida: dovrai aver fiducia nei tuoi collaboratori e saper pianificare al meglio le tue attività, questo ti consentirà però di raggiungere i tuoi obiettivi e realizzare i tuoi sogni. .

Hai bisogno di un supporto nell’identificare i tuoi obiettivi, nelle attività di pianificazione o di una persona di fiducia a cui delegare alcune attività?

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