La gestione del tempo è una di quelle competenze fondamentali per raggiungere i propri obiettivi personali e professionali. Per organizzare e gestire al meglio il nostro tempo è necessario organizzare al meglio tutte le attività che vogliamo e dobbiamo fare dando a tutte queste la giusta priorità.

In questo articolo vedremo perché è importante farlo e come iniziare a gestire al meglio il tempo eliminando quella sensazione di ansia e di stress che fa parte, ormai sempre di più, delle nostre giornate.

Per quale motivo è sempre più importante la Gestione del tempo?

Attualmente ci troviamo difronte a moltissimi stimoli e dobbiamo trovare la modalità per riuscire a concentrarci in quello che per noi è importante, senza farci travolgere da tutto ciò che la nostra attività lavorativa e la nostra vita ci mette di fronte.

Per capire quello che dico pensa alla tua giornata: a quanti stimoli sei stato esposto da questa appena ti sei svegliato?

Notifiche Whats App, chiamate, notifiche dei Social o dei tuoi giornali preferiti.

Tutti questi stimoli a cui siamo quotidianamente esposti ci stanno facendo perdere sempre di più la nostra capacità di concentrarci, con la conseguenza della perdita di produttività e del mancato raggiungimento degli obiettivi.

Questi sono i motivi per cui è sempre più importante imparare a gestire il nostro tempo, nella vita professionale ed in quella privata (che nella maggior parte dei casi sono altamente collegate).

Anche nella gestione del tempo la parola chiave è consapevolezza.

La gestione del tempo è uno strumento flessibile e personalizzabile; quindi, il punto di partenza è comprendere noi stessi.

Per iniziare a gestire al meglio il tuo tempo:

1. Fai chiarezza sui tuoi obiettivi: per usare bene il tuo tempo devi avere ben definito cosa vuoi raggiungere ed entro quando vuoi raggiungerlo;
2. Fai chiarezza su come usi il tuo tempo: per migliorare nella gestione del tuo tempo è necessario che tu capisca come lo stai utilizzando nel momento presente;
3. Diventa consapevole di come ti senti quando svolgi le diverse attività della tua giornata. Felice, motivato, stanco, annoiato?
4.  

Per imparare a gestire il tempo è necessario imparare a gestire noi stessi e le nostre emozioni.

È vero anche però che imparando a gestire il tempo si gestiscono anche le proprie emozioni.

Infatti, attraverso una buona pianificazione ed una buona gestione del tempo riusciremo a gestire tutte le urgenze che spesso ci provocano una forte dose di ansia e stress.

Infatti, come dice David Kekich “L’ansia è causata da mancanza di controllo, organizzazione e preparazione all’azione”.

Urgente & Importante: qual è la differenza nella gestione del tempo?

Come spiega Steven Covey nel suo libro “Le Sette Regole per il successo” (libro di management fondamentale per la propria crescita personale e professionale), corriamo il rischio di concentrarci nelle attività che per noi sono urgenti, tralasciando l’esecuzione di quelle attività che sono per noi fondamentali per lo sviluppo del nostro business o comunque nel raggiungimento dei nostri obiettivi.

È importante comprendere con chiarezza la cosa per noi importante e quindi rispondere alla domanda “quale attività, se fatta con regolarità, potrebbe portare un grande miglioramento nella mia vita professionale e personale?”

La risposta a questa domanda ci darà una chiara indicazione su dove è opportuno che noi dirigiamo le nostre energie.

Se siamo dipendenti in azienda, quindi, potrebbe essere l’attività che ci permette di avere una crescita professionale, come imprenditori o freelance potrebbe invece essere quell’attività che mi permette di sviluppare ulteriormente il mio business.

Come ti aiuta la delega nella gestione del tempo?

Un altro strumento molto utile per la gestione del tempo è la delega.

Questa comporta il delegare a persone fidate le attività che sono importanti per lo sviluppo del tuo business, che non è fondamentale che tu svolga.

Può svolgerle un tuo dipendente, o un tuo collaboratore. Questo strumento ti permetterà di avere più tempo a disposizione da dedicare a quello che per te è importante.

Ad esempio, se sei un commerciale o un libero professionista, un’assistente virtuale potrebbe aiutarti ad organizzarti al meglio.

Nel caso invece in cui tu abbia un team che lavora per te, puoi delegare in maniera efficace alcune attività, verificando poi che tutto sia stato fatto nel migliore dei modi per il raggiungimento dei tuoi obiettivi.

La matrice di Eisenhower (o matrice di Covey) nella foto qui sotto, spiega in modo semplice come puoi dividere le tue attività a seconda dell’importanza.

1. Le attività che rientrano nel quadrante uno devi farle subito.
2. Le attività del quadrante due sono da programmare, per essere sicuri di riuscire dedicarci del tempo, senza farci sommergere dalle urgenze. La situazione ideale è che tu riesca sempre a lavorare in questo quadrante.
3. La delega si trova nel quadrante tre: delega ad altri le attività che si trovano qui.
4. Nell’ultimo quadrante si trovano le attività che puoi fare dopo, o decidere di non fare. Queste attività non ti faranno progredire nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.

3 Strategie + 1 per una migliore gestione del tempo

Ora che sei consapevole di cosa vuole dire organizzare e gestire il tuo tempo in modo efficace, puoi proseguire ed iniziare ad organizzare tutte le tue attività.

1. Fai una lista di tutte le attività che devi realizzare. Scrivile tutte di getto in un foglio. L’obiettivo di questo esercizio è quello di liberare la tua testa da tutti i pensieri. Nel momento in cui le attività saranno scritte nel foglio e non nei tuoi pensieri, ti sentirai già un po’ più libero.
2. Inserisci le attività nella matrice di Eisenhower (o matrice di Covey), per iniziare a dare loro la giusta priorità, relazionandole a tutte le attività che devi fare. Ricorda: l’attività che devi fare prima è sempre quella più urgente.
3. Definisci tempi e scadenze di ogni attività: ora per ogni attività che hai scritto inserisci a fianco entro quando devi farla e quanto ci metti.
4. Inizia la programmazione ed inserisci le attività della tua lista nel tuo calendario, tenendo conto dei tuoi impegni, del tempo che ci metterai a farle e della data di scadenza. Ricordati di:

1. • mantenere nell’agenda alcune ore libere che potrai sfruttare in caso di imprevisti.
   • raggruppare le attività tra loro simili (Chiamate, mail, incontri…)

Ti consiglio di scaricare “la mia giornata” (clicca qui) per capire come gestisci al meglio il tuo tempo.

Arrivato fin qui, sei già ad un ottimo punto nell’organizzazione e gestione del tuo tempo.

Molto probabilmente non riuscirai a svolgere tutte le attività che avevi pianificato.

Non demoralizzarti, non c’è problema è importante che tu sviluppi la tua consapevolezza intorno a questo argomento e una volta capito il funzionamento, potrai trovare l’organizzazione del tempo e della attività più adatta a te ed al tuo modo d’essere.

Ricordati: la gestione del tempo non è un meccanismo statico, ma flessibile e realizzato su misura per te e sul tuo modo d’essere.