Martedì dalle 10.00 alle 12.00 è prevista la riunione settimanale di aggiornamento.

Alle 10.00 in sala riunioni non c’è ancora nessuno, tra ritradì e materiali di supporto non funzionanti, la riunione inizia con mezz’ora di ritardo, si conclude 1 ora e mezza dopo e, come se non bastasse, non è stata presa alcunea decisione per il proseguimento del progetto.

Sicuramente sarà successo anche a te di partecirepare a riunioni del genere, ma seguendo questi suggerimenti renderai le tue riunioni veloci e produttive.

PRE RIUNIONE

1. Definisci l’oggetto e l’obiettivo della riunione: è un allineamento per vedere come sta procedendo il progetto? È un incontro per un problema improvviso? È un incontro per avviare un nuovo progetto e decidere come procedere? È un incontro interno o esterno?
2. Definisci l’Ordine del Giorno della Riunione: quali sono i punti da trattare per raggiungere il tuo obiettivo?
3. Quali sono le persone coinvolte nella riunione? Non puoi di certo invitare tutte le persone coinvolte nel progetto, sarebbe uno spreco inutile di risorse. Individua:
   1. Il responsabile del progetto;
   1. Le persone che possono fornire informazioni utili circa il raggiungimento dell’obiettivo della riunione;
   1. Eventuali Persone con potere decisionale relativamente al progetto;
   1. Eventuale Segretario – nel caso in cui tu non lo possa fare, individua qualcuno  
4. Definisci i tempi di ogni intervent*o: occupati del rispetto dei tempi durante la riunione;
5. Invia preliminarmente l’Odg alle persone coinvolte: così potranno prepararsi, rendere gli interventi efficienti e rispettare tempi;

DURANTE LA RIUNIONE

• Inizia spiegando velocemente l’oggetto e l’obiettivo della riunione;
• Alla fine di ciascuno punto all’odg fai un piccolo resoconto della decisione presa dicendo“la decisione definitiva è quindi quella di….”;
• Nel caso in cui la riunione stia andando per le lunghe, o si stia andando fuori tema riportare l’ordine “è stato affrontato il punto numero XXX, è stato deciso di XXX, ora possiamo passare il punto successivo”.

POST RIUNIONE

• Inviare il verbale a tutte le persone coinvolte nella riunione e verificherà che tutte le decisioni prese durante la riunione siano portata a termine nei termini definiti.