Quanto tempo potresti risparmiare con una pianificazione efficace del tuo tempo? L’organizzazione del tempo ti consente di aumentare la produttività e di concentrarti sui compiti importanti, evitando di sprecare tempo su cose poco rilevanti.

La pianificazione è tutt’ora un’attività che troppo spesso non viene presa in considerazione, oppure non viene svolta con l’opportuna attenzione ed invece è fondamentale per farci vivere una vita piena ed in linea con

In questo articolo imparerai come organizzare e gestire il tuo tempo e soprattutto come renderlo coerente con i tuoi obiettivi e le tue priorità.

Pianificare il proprio tempo: che significa?

La parola “pianificazione” deriva dal latino “planificare” e significa “rendere piatto”, ovvero rimuovere gli ostacoli. Grazie alla pianificazione, riuscirai a raggiungere i tuoi obiettivi, riducendo al massimo le complicazioni.

Pianificare ti permette di aumentare la tua produttività perchè sei concentrato esattamente su quello che per te è importante fare nel momento presente, proprio perchè l’hai definito. Hai ragionato sull’intero progetto ed hai scelto cosa per te è importante fare e quando.

Come pianificare il tuo tempo

La pianificazione richiede tempo e concentrazione, e non è una cosa immediata, anzi molto probabilmente quando inizierai a farlo non avrai tutte le cose chiare.

Anzi, questo è un importante punto di partenza: Molto spesso non pianifichi perché non hai abbastanza chiarezza sulla prossima azione, in questi casi la conseguenza è la procrastinazione. La pianificazione, invece, ti permette di portare a galla tutto ciò che non è chiaro e di concentrarti per trovare una soluzione.

Svuota la testa

La prima cosa da fare è: far uscire tutto ciò che hai in testa. Scrivi in un foglio tutto ciò che ti viene in mente in questo momento. Quello che ti passa per la testa relativo alla tua vita personale e professionale. Andare a prendere tua figlia a scuola? Scrivilo. Andare dal parrucchiere? Finire assolutamente quel report? Scrivi tutto e non fermarti fino a quando non hai finito.

Ecco, a questo punto penso che tu ti senta già più libero, ma il lavoro da fare è ancora tanto e sei appena all’inizio.

Identifica il ruolo e il progetto a cui ogni azione fa riferimento

Per ogni azione che hai scritto, identifica qual è il ruolo che stai svolgendo nella tua vita per cui è necessario che tu svolga quell’azione.

Ecco qualche esempio:

• Andare a prendere tua figlia a scuola: il ruolo potrebbe essere padre/madre.Finire assolutamente quel report? il ruolo potrebbe essere “referente di progetto”.Sviluppare la tua strategia social? il ruolo potrebbe essere freelance.

Molto probabilmente avrai più ruoli all’interno della tua vita.

Identifica il tuo obiettivo

Per ogni ruolo, identifica il tuo obiettivo, quello che vuoi raggiungere e definisci entro quando (se necessario).

• Come genitore, il tuo obiettivo potrebbe essere quello di essere un padre presente;Come referente di progetto potrebbe essere: Realizzare tutti i report necessari per verificare l’andamento del progetto entro le scadenze;Come freelance potrebbe essere: Raggiungere 70k di fatturato;

Scrivilo!

Identifica la tua priorità

A questo punto, tra i vari ruoli ed obiettivi che hai inserito, identifica quali sono quelli per te prioritari, ovvero cosa per te, in questo momento, è più importante raggiungere. Per far questo, probabilmente dovrai essere consapevole di cosa per te è importante. Non puoi saltare questo passaggio, è fondamentale che tu lo definisca per sapere a cosa dare priorità e di conseguenza su cosa investire più tempo ed energie.

Potrebbe sembrare banale questa parte, ma ti assicuro non lo è ed è un importantissimo punto di partenza.

Sviluppa il tuo piano d’azione

Partendo dagli obiettivi definiti, ora scrivi una lista di tutte le attività che è necessario che tu svolga per raggiungere l’ obiettivo. Sicuramente alcune le avrai già in mente (e magari le hai inserite al punto sopra), ed altre devono ancora emergere: se non hai chiarezza di cosa sia necessario fare dopo, chiediti:

• Quale attività, fatta in questo momento, mi permette di avvicinarmi al mio obiettivo?

Scrivila, anche se sembra irrilevante.

Nel caso tu non sappia la risposta, chiediti “come potrei avere più chiarezza?”, magari cercando in internet, o chiedendo ad un amico, un consulente, un coach?

Ecco, questo allora sarà il tuo next step.

Pianifica il tuo tempo

Per ogni attività, inserisci scadenza e durata. Puoi utilizzare alcuni comodi strumenti di Task e Project management, che si integreranno facilmente con la tua agenda digitale. In questo modo, nel momento esatto in cui aprirai la tua agenda, saprai esattamente cosa fare ed in che momento farlo.

Qualche esempio: Click Up; Asana, Todoist, To do, Trello, Google Task.

Pianifica il tuo tempo per blocchi

Organizza la tua giornata in modo da raggruppare attività simili nello stesso momento. Ad esempio, pianifica tutte le tue chiamate o le mail da inviare in una determinata ora e giorno della settimana. In questo modo, il tuo cervello si concentrerà meglio su una attività alla volta.

Come gestire gli imprevisti

Gli imprevisti sono normali e fanno parte della routine. Per gestirli, lascia degli spazi bianchi nel tuo programma, ovvero del tempo libero all’interno della tua agenda. In questo modo, sarai in grado di affrontare eventuali problemi che potrebbero sorgere senza compromettere il tuo piano di lavoro.

Ora che sei arrivato fin qui dovresti aver chiara la procedura per pianificare il tuo tempo, manca però ancora un dettaglio, ovvero comprendere quando è necessario svolgere queste azioni.

Ogni quanto pianificare?

Le parti relative all’identificazione di ruolo ed obiettivo potrai farle raramente (ad esempio una volta l’anno), mentre la definizione del piano d’azione, almeno una volta ogni tre mesi, per verificare che tu sia sempre in linea con i tuoi obiettivi.

La pianificazione vera e propria sarà da fare molto più spesso:

• Ogni settimana pianificherai la settimana successiva: quindi ogni venerdì, o sabato, alla conclusione della tua settimana lavorativa prenditi almeno 1 ora per fare il punto sulla settimana appena trascorsa e per definire, sulla base di quello che è il tuo piano d’azione, le attività della settimana prossima. Organizzale ed inseriscile in agenda.Ogni giorno alla fine della tua giornata, dedica 15 minuti per definire le attività che dovrai svolgere il giorno dopo. Queste attività emergeranno sulla base dalla pianificazione settimanale e sulla base dalla gestione degli imprevisti che sono arrivati durante la giornata.

Probabilmente ogni giorno nasceranno nuove attività che non avevi previsto, è normale. Questo è il motivo per cui la pianificazione deve essere flessibile.

La cosa fondamentale è che tutte queste nuova attività, almeno che non siano urgenti, non interrompano la tua pianificazione. Inserisci quindi queste attività in una lista. Consulta la lista quando svolgi la pianificazione settimanale e giornaliera, così avrai sempre chiaro quando è il momento giusto per svolgere ogni attività.

Non preoccuparti, se hai la necessità di riprogrammare qualche attività non c’è problema: la pianificazione deve essere flessibile e può essere modificata a seconda degli imprevisti che si presentano.

Concludendo

Seguendo questi passaggi, potrai pianificare al meglio la tua settimana e gestire il tuo tempo in modo efficace ed efficiente, rimanendo sempre in linea con i tuoi obiettivi.

Contattami per avere un supporto e rendere la tua pianificazione più efficace.