“Ecco sul tavolo la lista dei miei “TO DO”. Una pagina di cose da fare, alcune veloci (inviare una mail) ed altre lunghe…(lavorare al mio progetto). Inizio a lavorare e spuntare le cose già fatte, verso le 18.00 sto per prenotare il treno per andare a Milano e mi accorgo che è pieno. Ed ora? Domani devo essere a Milano alle 9.00 e l’unico treno disponibile è pieno! L’unica cosa da fare è andare in macchina”

…la colpa è tutta mia: non avevo fatto i conti con le priorità delle attività!

Infatti prima di dedicarci alla pianficazione delle giornate, è necessario approfondire uno dei concetti fondamentali per la propria organizzazione: cioè entro quanto dobbiamo concludere ogni attività ovvero definirne la scadenza!

Dobbiamo quindi identificare le attività importanti ed urgenti e di conseguenza definire le priorità.

Con un’efficace programmazione ridurrai notevolmente le urgenze e riuscirai a concentrarti sulle attività importanti, che permetteranno il miglioramento e quindi lo sviluppo del tuo business.

Lo matrice sotto è esemplificativa ed è stata ideata da D. Eisenhower, che diceva: “Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”

Attività urgente ed importante – FALLA SUBITO

Non hai scampo questa attività è in scadenza, quindi devi farla subito, non puoi più rimandare. (es. finire il progetto che è in scadenza)

Importante ma non urgente – DECIDI QUANDO FARLA

Hai tempo per programmarla, o se hai collaboratori, puoi incaricare loro, ma è importante che tu verifichi lo stato di avanzamento dell’attività perché è fondamentale per la realizzazione del tuo obiettivo. (es. pianificazione, progetti a lungo termine, formazione)

Urgente, ma non importante – FALLA FARE AD ALTRI

Se ne hai la possibilità, puoi far fare questa attività agli altri; nel caso in cui questo non sia possibile, falla velocemente senza perderci troppo tempo (prenotare la tua trasferta)

Non importante e non urgente – FALLA DOPO

Fai questa attività nei ritagli di tempo (es. leggere la newsletter)